Avril 2020 I #52
IMAGE DU MOIS
Le gouvernement en visio-conférence
Comme chacun de nous dans nos entreprises, nos familles,
le gouvernement se met à la visioconférence.
Voici nos conseils pour réussir vos réunions à distance
CHIFFRE DU MOIS
+ 134,5 %
– 26,16 %
L’action de Zoom a augmenté de 134,5% entre le 31/12/2019 et le 23/03/2020
depuis que le travail à distance devient la norme pour les 43% de l’humanité confinés.
Le 23 mars, sa capitalisation a approché celle d’Uber (soit plus de 30 milliards de dollars).
Mais l’application inquiète de nombreux utilisateurs et investisseurs :
les incidents se multiplient (réunions piratées, problèmes de sécurité, de confidentialité)
et de nombreux états & entreprises interdisent son utilisation.
L’action a depuis chuté de 26,16% entre le 23/03 et le 08/04.
INTERVIEW DU MOIS
Frédéric Plais
CEO de Platform.sh, Frédéric Plais a mis en place son entreprise en « full remote » depuis presque 4 ans. Entreprise de 180 collaborateurs – composée majoritairement de développeurs – dispersés dans 30 pays, Frédéric nous livre ses clés pour manager à distance.
P-Val : Pourquoi avoir mis en place un travail 100% à distance ?
Frédéric Plais : Nous l’avons mis en place pour deux raisons : pour faciliter le recrutement et pour répondre au business qui était mondial.
Nous avions du mal à recruter sur Paris les profils nécessaires et nous avons très vite eu des clients partout dans le monde : c’était donc logique d’être présent dans plusieurs pays et de mettre en place le travail à distance.
P-Val : Quels sont les avantages et inconvénients par rapport à une entreprise avec des bureaux fixes ?
FP : Il y a beaucoup d’avantages à travailler en full remote. Le premier c’est la diversité des équipes – nous avons 35 nationalités différentes – ça enrichit l’expérience au quotidien ! Globalement c’est une vraie valeur ajoutée pour l’entreprise. C’est aussi un bon système économique : aucun loyer et pas de problème immobilier lié à la croissance de l’équipe. Le travail à distance nous permet aussi d’élargir notre base de clients pour avoir un business mondial. Le dernier avantage c’est la facilité de recrutement : ce modèle de travail à la maison est très attractif, notamment pour les ingénieurs.
Pour les inconvénients, on compense une partie du budget loyer par plus de frais de déplacement : il est nécessaire de se voir. Nous nous retrouvons tous ensemble au moins une fois par an et chaque équipe se voit au moins une fois par semestre. L’autre inconvénient pour nous est le recrutement des jeunes diplômés, qui préfèrent avoir un bureau, notamment pour la motivation. C’est dommage car c’est important pour la diversité.
P-Val : Vous parlez de motivation, comment faites-vous à distance, en tant que manager, pour mesurer la motivation et l’engagement des personnes ?
FP : En ce qui concerne l’engagement, la solution n’est pas de surveiller les équipes, c’est contre-productif. Il faut leur faire confiance aux personnes ! Travailler à la maison c’est donner de la flexibilité sur les horaires de travail. Peu m’importe qu’un développeur code toute la nuit ou de 9h à 17h, l’important c’est sa contribution et non ses heures travaillées. Nous mesurons la contribution des équipes en trouvant des KPIs pertinents pour chaque équipe afin de suivre la productivité.
Pour suivre la motivation, nous envoyons régulièrement des sondages et organisons des reviews avec nos salariés. C’est aussi au manager de détecter les signaux faibles et prendre le feedback.
Finalement, la solution pour garder contact avec ses équipes c’est le dialogue et donc plus de communication.
P-Val : Plus de communication : mais quel équilibre entre la communication synchrone et asynchrone ?
FP : Il faut effectivement trouver le bon équilibre afin d’être performant. Sur-communiquer oui, mais pas par mail, c’est le pire.
La communication synchrone (comme les réunions en visio conférence) est nécessaire car à distance, il faut organiser plus de points – et régulièrement – avec ses équipes. Toutes les réunions ne sont pas efficaces : je conseille de privilégier au maximum des réunions courtes – pas plus d’une heure – et rythmées, avec un agenda défini. Nous avons deux formats de calls chez Platform : un de 25 min et un de 55 min, pour faire un break entre deux réunions.
Pour l’asynchrone, il faut très rapidement mettre en place un chat – comme Slack ou Mattermost, la version en open source – pour permettre de faire beaucoup plus de communication asynchrone. L’enjeu du manager est de sur-communiquer, sans être pénible : l’outil sélectionné doit être le relais principal de communication. Notre Slack est vraiment clé, beaucoup de choses se passent dessus, nous avons des channels de toutes sortes : par thématique, par projets, un pour les questions et d’autres non professionnels, c’est important pour la vie de bureau et les interactions sociales.
P-Val : Avez-vous d’autres outils de collaboration que Slack ?
FP : Oui, on utilise plus de 25 outils collaboratifs (Mattermost, Jira, Trello, la suite Google…etc). Afin d’optimiser leur utilisation, la majorité sont directement intégrés dans Slack. Par exemple nous avons développé un bot en interne qui permet, depuis Slack, d’interroger Salesforce et d’avoir les données d’un client. C’est un outil de productivité très utile pour gagner du temps.
P-Val : Pour conclure, quels sont vos 3 conseils pour un manager devant s’adapter au travail à distance à 100 % en cette période de crise ?
FP : Le premier, c’est de mettre en place un chat au sein de votre équipe pour fluidifier la communication. Le deuxième : misez sur la communication, mais toujours dans des formats courts. En dernier, pensez à l’écrit ! La culture orale fonctionne bien dans un bureau. A distance, pour que les équipes suivent, il faut faire beaucoup plus de choses à l’écrit : décrivez vos processus, vos méthodes, et écrivez les playbook pour chaque métier.
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DÉCRYPTAGE DE L’ÉQUATION
L’équation P-Val pour entretenir sa culture d’entreprise à distance
Performance : Chaque entreprise aura organisé la période de confinement différemment en fonction de son Monde. Un défi s’impose néanmoins à chacune d’entre elles : nourrir son Monde domestique, mis à mal par la distance et la réinvention presque totale de la vie des collaborateurs.
Monde : Pour réussir dans un environnement 100% à distance, Platform.sh et BoondManager ont repensé leurs manières de travailler pour créer un Monde domestique à distance. Pour Platform.sh, la sur-communication est clé. Pour BoondManager le maintien du lien social est fondamental.
QE : 47% des salariés déclarent venir au bureau pour maintenir des relations sociales. Pour conserver des activités de teambuilding à distance, Tribalee organise des mini-événements pour les salariés. De son côté, Discord vous propose de reproduire virtuellement vos bureaux et d’engager la conversation comme dans les bureaux physiques. Ou prenez exemple sur BoondManager en organisant des événements internes en visio : le mardi midi c’est crossfit et vendredi, tarot.
CX : Comment muscler votre relation client à distance ? Quelques exemples : LSA adapte ses communications, la MAIF et l‘Union des marques développent des services additionnels, et Stuart propose un service de livraisons à domicile pour les pharmacies.
IA : En cette période de crise, les entreprises sont invitées à être de plus en plus digitales et à développer de nouvelles solutions technologiques. Comme Walmart, automatisez vos négociations commerciales, ou profitez de cette période pour mieux comprendre l’intelligence Artificielle grâce à uneformation gratuite en ligne proposée par la fondation Abeona, l’institut Montaigne et la start-up OpenClassrooms.
Le confinement bouscule ainsi les pratiques de travail mais aussi de management. Selon l’Etude du Télétravail en 2020 de Malakoff Humanis, « 63% des dirigeants reconnaissent que la mise en place du télétravail implique, pour les managers, un véritable changement de mode de management, et qu’elle rend leur rôle plus difficile (49%) ». Comment relever le défi ? P-Val vous accompagne en proposant un questionnaire pour prendre le pouls de vos équipes en cette période de confinement.
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