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Flex Office : au-delà des cartons,
le projet managérial

Janvier 2020

 

 

Flex Office : un projet vitrine au service de la réduction de coûts

 

La Direction l’a annoncé : le nouveau siège social sera emblématique d’une plus grande agilité pour le Groupe et en deviendra sa vitrine. Le déménagement s’accompagnera d’un passage au Flex Office. Votre Direction vante les mérites de la future salle « à la Google » ? On va installer des babyfoots et des canapés moelleux dans un « espace de détente » ? Alors vous êtes concernés par les lignes qui suivent.

Dans les faits, le Flex Office sert le plus souvent d’abord des objectifs de réduction de coûts (réduire le parc immobilier en optimisant le taux d’occupation, baisser les coûts de run avec des espaces dynamiques nécessitant moins de travaux…).

Abattre des cloisons fait s’effondrer le Monde de vos équipes

Passer au Flex Office, c’est faire disparaître des marqueurs forts du Monde de vos équipes, en particulier autour de la reconnaissance et des interactions.

Les managers intermédiaires sont les plus impactés en perdant leur bureau, marqueur de reconnaissance et délimitant une zone de contrôle.

Cette perte implique de repenser les interactions avec les équipes. Comment interagir en openspace et éviter que leurs collaborateurs n’en fassent trop à leur proximité (passer du faire au paraître) ? Comment remplacer le calme et la sécurité du « bureau du chef » lorsqu’un collaborateur souhaite se confier sur un sujet personnel ou prendre du recul sur la vie des opérations, hors du tumulte des espaces collectifs ?

Les équipes voient disparaître un ordre installé de longue date.

Ce projet de rationalisation occasionne des questionnements majeurs chez tous les collaborateurs, du patron au moindre salarié : comment prévenir un sentiment d’insécurité pour les collaborateurs qui craignent de perdre leur place s’ils n’arrivent pas les premiers ? Comment éviter que ne soit renversé, avec l’abattement des cloisons, un ordre bien établi avec les chefs dans les bureaux à trois fenêtres ? Comment redéfinir l’appartenance à une équipe quand les repères géographiques ont disparu ?

Définir un nouveau Monde pour dépasser les inquiétudes et transformer positivement les pratiques managériales

Le projet est d’abord humain : créer un engagement des équipes autour d’un (nouveau) projet de réduction de coûts qui bouscule leur Monde, en questionnant les usages notamment autour de deux principes :

  • L’autonomie : les collaborateurs ont l’autonomie pour choisir leur position de travail, travailler ailleurs… ce qui doit être accompagné par plus d’autonomie dans le management,
  • La collaboration : le vivre ensemble est une préoccupation renforcée à l’approche d’un passage au Flex Office et, au-delà de règles de vie, le Flex Office permet de (re)définir comment collaborer au sein des équipes et en transverse

Ne pas changer de Monde, c’est risquer de voir se reproduire des comportements « non flex » : les équipes vont tenter de maintenir leur Monde ancien remis en cause par le passage au Flex Office. 

  • Un manager s’octroie la privatisation d’un box pour compenser la perte de son bureau individuel,
  • Un collaborateur multiplie les emails à son manager pour compenser la perte d’interactions privilégiées dans son bureau,
  • Un manager se replie sur un management très contrôlant pour compenser de ne plus voir ses collaborateurs assis chaque jour à la même place (« si je ne les vois pas, pas sûr qu’ils travaillent… »).

Mettre en place le Flex Office doit devenir une opportunité pour repenser le Monde de vos équipes, pour développer leur performance.

Créer un nouveau Monde de Performance auquel les équipes ont envie d’appartenir

Emporter l’adhésion des équipes n’est pas une question immobilière, de nombre de mètres carrés par collaborateur ou de couleur sur les murs. C’est une question de performance et de management qui impose deux prérequis :

  • Faire évoluer vraiment le management en définissant un nouveau Monde de Performance
  • Inscrire le projet Flex Office dans des enjeux de performance

Définir un nouveau Monde de Performance pour réussir le Flex Office c’est mettre en perspective son environnement de travail avec 4 questions :

  1. Qu’est-ce qui définit notre performance et quels leviers du Flex privilégier pour la développer ?
  2. Quels nouveaux modes de reconnaissance ? Selon quels principes ?
  3. Comment faire évoluer les interactions ? (managers – managés et entre pairs, au sein des directions et en transverse)
  4. Quelle évolution des modalités de prises de décision et d’exécution ? (est-ce que vivre dans un même espace implique un débat permanent ?)

Ces 4 items (Grandeur – Reconnaissance – Décision – Interaction) constituent un Monde qui ne sera de performance que s’il est aligné avec les enjeux de chaque direction.

Si le projet de passage au Flex Office est prioritaire et emblématique pour la Direction Immobilier qui le porte, il s’agit le plus souvent d’une initiative « en plus » pour toutes les autres directions. En plus de réduire les coûts… en plus d’accélérer le go-to-market… en plus de gagner en agilité… il leur est demandé de repenser leurs espaces ce qui bouleverse le Monde des équipes.

Pour réussir ce changement, une seule condition : comprendre en quoi le Monde actuel freine votre performance (ce qui pourrait être amélioré dans les 4 items), définir comment le passage au Flex Office est une opportunité pour atteindre les enjeux de performance de chaque direction, en définissant un nouveau Monde de performance dont le Flex sera emblématique.

Vous vous apprêtez à passer au Flex ? Ne demandez pas à vos managers s’ils sont prêts à abattre les cloisons, demandez-leur s’ils sont prêts à être les passeurs vers un nouveau Monde de Performance.

 

Cédric Legros

 

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